Bedrijfsvoering

Voor een goede dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instellingen is een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering een randvoorwaarde. De bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in de publieke dienstverlening bij haar toezichthoudende en handhavende taken om beleidsdoelen te realiseren in het sociaal en ruimtelijk domein. Daarnaast ondersteunt bedrijfsvoering het politieke proces.

Organisatieontwikkeling
De gemeente ontwikkelt zich verder naar een klantgerichte organisatie. Hierbij zetten we gebiedsgericht werken en klantreizen in om beter aan te sluiten bij de specifieke behoeften van inwoners, organisaties en bedrijven binnen onze gemeente. In het komende jaar werken wij aan een visie op dienstverlening gericht op de ambtelijke organisatie en passend bij de klantgerichte organisatiestructuur. Deze visie biedt richting en duidelijkheid over de gemeente die wij willen zijn, hoe we verder uitvoering kunnen geven aan de ontwikkeling van de klantgerichte organisatiestructuur en hoe wij onze dienstverlening samen met onze gemeenschap continue willen verbeteren. Na de geslaagde reorganisatie in 2025 is deze visie de volgende stap in een meer klantgerichte organisatie.

Communicatie
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: gemeente Voorschoten is er voor haar inwoners, bedrijven, verenigingen en organisaties. De bereikbaarheid van de gemeente laat op een aantal punten nog te wensen over. In 2026 worden processen aangescherpt met als doel de inwoners in 95 procent van de gevallen een inhoudelijke reactie binnen een vastgestelde periode. Deze verantwoordelijk ligt niet alleen bij het KlantContactCenter, maar bij de totale organisatie.

We maken ons sterk voor actuele informatievoorziening. Daarvoor gaan we steeds op zoek naar een optimale mix van communicatiemiddelen, zoals de website, de sociale media, de lokale krant, informatiefolders en de digitale informatieborden. Verder denken we goed na hoe we alle doelgroepen in de gemeente kunnen bereiken. Daarbij staat begrijpelijke taal met stip op één.

Inwonersparticipatie en bewonersinitiatieven
De gemeente vindt het belangrijk dat inwoners actief kunnen meedenken, meedoen en meebeslissen over hun leefomgeving. Inwonersparticipatie versterkt de kwaliteit van beleid en uitvoering en draagt bij aan vertrouwen in het bestuur. We zetten daarom in op transparante besluitvorming, heldere communicatie en het vroegtijdig betrekken van inwoners bij plannen en projecten. Daarbij zijn we duidelijk op welke wijze de participatie gaat plaatsvinden, maar ook tot waar de invloed van de inwoners reikt.

We ondersteunen bewonersinitiatieven die de leefbaarheid, duurzaamheid en sociale samenhang in wijken en dorpen versterken. Dit doen we door ruimte te geven aan ideeën van inwoners, door procedures eenvoudig te maken en door financiële en praktische ondersteuning beschikbaar te stellen. Waar mogelijk sluiten we aan bij bestaande netwerken en organisaties, zodat initiatieven duurzaam ingebed raken in de samenleving. We denken graag mee op welke wijze een initiatief tot uitwerking gebracht kan worden.

Personeel en organisatie
De organisatie blijft actief werken aan het terugdringen van het verzuimpercentage. Een constructieve samenwerking tussen medewerkers, teamleiders en de bedrijfsarts is hierin van cruciaal belang. Daarnaast zetten we steeds meer in op preventie, onder andere via de inzet van een vitaliteitscoach, het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek en andere ondersteunende maatregelen. Het doel is om uitval van medewerkers te voorkomen en duurzame inzetbaarheid te bevorderen.

Ook werken we verder aan een arbeidsmarktstrategie die gericht is op een toekomstbestendige en structurele personeelsvoorziening. Dit betekent onder andere dat we vacatures structureel en op tijd invullen, waardoor de afhankelijkheid van externe inhuur afneemt. De succesvolle campagne van 2025 krijgt een vervolg in het nieuwe jaar.

Een ander belangrijk aandachtspunt daarbij is het behoud van bestaande medewerkers. We investeren in het vergroten van hun inzetbaarheid en werkplezier, door hen in staat te stellen hun talenten optimaal in te zetten. Leren en ontwikkelen vormen hierbij een structureel onderdeel. De nieuwe set van secundaire arbeidsvoorwaarden die in 2025 van kracht is geworden wordt geëvalueerd en waar nodig vinden aanpassingen plaats.

Tot slot blijft de organisatie actief sturen op gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. Daarbij gebruiken we de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) als instrument om deze omstandigheden continu inzichtelijk te houden en waar mogelijk te verbeteren. Gegeven de staat van de gebouwen waarin onze medewerkers actief zijn, nemen de kosten per jaar toe om te kunnen blijven voldoen aan arbeidsomstandigheden die passen bij goed werkgeverschap.

Werkomstandigheden
De kleine aanpassingen die in 2025 zijn doorgevoerd hebben een positief resultaat op de onderlinge samenwerking. De nieuwe werkruimtes en vergaderruimtes worden goed benut. Tevens is de extra locatie aan de van Beethovenlaan een fijne werklocatie geworden. De gemeenteraad heeft een positief besluit genomen over de uitwerking van het voorkeursscenario E voor vernieuwing van het gemeentehuis en bibliotheek. Daarmee is een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de werkomstandigheden. In juli 2026 wordt een voorstel voorgelegd van de uitwerking en daarmee is dat bepalend voor het vervolg. Dat betekent ook dat de investeringen in het bestaande pand tot een minimum worden beperkt, alleen dat wat echt noodzakelijk is voor de doorgang van de normale dienstverlening wordt gedaan. Hiermee worden desinvesteringen voorkomen.

Rechtmatigheidsverantwoording
Over 2026 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid. Deze verantwoording bestaat uit het begrotingscriterium, het voorwaarden criterium en het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik. Eventuele afwijkingen in de rechtmatigheid lichten we in de paragraaf toe.

Met het normen- en toetsingskader stelt de raad vast over welke wet- en regelgeving het college de rechtmatigheidsverantwoording afgeeft. Het normen- en toetsingskader, de frauderisico-analyse en de risico's en beheersmaatregelen zijn de basis voor het Verbijzonderde Interne Controlejaarplan (VIC-plan). Door de rechtmatigheidsverantwoording zijn de door de gemeente uit te voeren verbijzonderde controlewerkzaamheden substantieel toegenomen en is de capaciteit die de gemeente hierop inzet uitgebreid en intern ingevuld.

Doelmatigheid en doeltreffendheid
Conform de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gaan we in deze paragraaf in op het onderzoek dat het college in het betreffende begrotingsjaar uitvoert.

In 2026 onderzoeken we het proces van externe inhuur. Mede vanwege de veranderende wet- en regelgeving en de ontwikkelstappen die zijn gezet, is het goed te evalueren wat de effecten hiervan zijn. Hierin beoordelen we de effectiviteit van het proces, de werkwijze en het voldoen aan wettelijke kaders. De resultaten bespreken we in de commissie Planning en control, en we rapporteren erover in de jaarstukken.

Informatievoorziening en datamanagement
De meerjarige i-Visie (visie op de informatievoorziening) geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente de komende jaren omgaat met informatievoorziening, privacy en datagebruik. Het uitgangspunt van i-Visie is de betekenis van de veranderende samenleving, de gemeentelijke organisatie en de ontwikkelingen op het gebied van data en technologie. Het voorbeeld bij uitstek van relevante technologische innovatie is de doorbraak van artificiële intelligentie (AI). De i-Visie onderscheidt vijf sporen om de ontwikkelingen voor 2026 weer te geven:

1. Goede en betrouwbare dienstverlening
2. Efficiënte bedrijfsvoering
3. Datagedreven werken
4. Werken onder architectuur
5. Transparantie

Informatiebeveiliging en privacy
De overheid werkt steeds meer digitaal, wat veel voordelen met zich meebrengt. Zo kunnen we diensten grotendeels geautomatiseerd afhandelen, gegevens sneller uitwisselen, is de kwaliteit van gegevens sterk verbeterd en is informatie ruim beschikbaar.

Een betrouwbare overheid zorgt voor de veiligheid van haar inwoners, zowel fysiek als digitaal. Daarvoor nemen we maatregelen, stellen we wetten en regels op en besteden we aandacht aan bewustwordingscampagnes. In de fysieke leefomgeving zijn we daaraan gewend en bepalen de wetten en regels vaak de norm. In de digitale omgeving is dat nog niet altijd zo. Toch is het belangrijk om ook te zorgen voor een veilige en betrouwbare digitale omgeving. Daarom gelden er op Europees en landelijk niveau wetten en regels waaraan we moeten voldoen voor informatieveiligheid en privacy. De gemeente Voorschoten voert die wetten uit en vertaalt ze waar nodig in beleid.

Voor de bescherming van persoonsgegevens is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) het wettelijke kader. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet erop toe dat gemeenten deze wetgeving naleven. Voor informatiebeveiliging geldt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) als normenkader. De BIO is vooralsnog geen wettelijk afdwingbare norm, maar dat gaat binnenkort veranderen. In 2026 zal naar verwachting de Cyberbeveiligingswet (NIS2-richtlijn) in werking treden, waardoor het normenkader een wettelijke status krijgt, net als de AVG. Voor de Cyberbeveiligingswet wordt ook een toezichthouder aangewezen die controle houdt op naleving van deze wet.